Meses de contractació públiques telemàtiques

L'Ajuntament utilitza l'eina Sobre Digital de l’AOC, que permet realitzar la presentació i l’obertura d'ofertes de manera electrònica. Quan l'acte d'obertura de sobres ha de ser de caràcter públic, l'ús d'una eina col·laborativa com Microsoft Teams permet que les empreses licitadores segueixin l'acte telemàticament mitjançant videoconferència. Per augmentar la transparència, es difon l’enllaç de la sessió perquè qualsevol hi pugui accedir i seguir l’acte.

El funcionament de la solució és el següent:

1. En l’eina Sobre Digital, es crea una mesa de contractació virtual.
2. En l'eina col·laborativa Microsoft Teams, es crea una reunió virtual i es convida a tots els membres de la mesa per tal que puguin seguir l’acte de forma telemàtica.
3. Es publica un avís amb l'enllaç a la reunió virtual en el tauler de la Plataforma de Contractació del Sector Públic (PCSP), que l'envia automàticament a les empreses licitadores mitjançant un correu electrònic.
4. En el tauler d'edictes electrònic del web municipal, es publica l'anunci de la convocatòria de la mesa de contractació, informant a la ciutadania de la data i l’hora i indicant l’enllaç a la sessió Teams de la mesa.
5. En la data i hora fixada, els membres de la mesa es reuneixen telemàticament entrant en la reunió virtual. Les empreses licitadores accedeixen a la reunió utilitzant l'enllaç publicat en la PCSP. Durant l'acte, el secretari/ària de la mesa comparteix la pantalla del seu ordinador i mostra les diferents accions que es van realitzant en l’eina Sobre Digital, a l'hora que les explica (llista d'empreses presentades, aplicació de les claus, obertura de sobres, etc.).
6. Si es tracta d’un acte públic, les persones interessades poden seguir la reunió a través de l’enllaç publicat.

• La solució compleix amb les obligacions que estableix la Llei 40/2015 per la celebració d'òrgans col·legiats a distància. Els membres de la mesa tenen activada la càmera durant l'acte per garantir visualment la seva identitat, i activen el micròfon quan volen parlar garantit així el contingut de les seves manifestacions i la intercomunicació en temps real.

• Com a eina col·laborativa, s'ha triat Microsoft Teams. L'eina facilita als membres de la mesa la gestió de la reunió, ja que els envia la convocatòria per correu electrònic i, en acceptar-la, es crea automàticament la reunió en el seu calendari corporatiu. D'altra banda, permet a les empreses accedir a la reunió sense necessitat de tenir instal·lada l'aplicació, només mitjançant un enllaç i un navegador. També disposa de "sala d'espera", de manera que les empreses licitadores no accedeixen directament a la reunió virtual, és necessari que l'organitzador accepti la connexió.
• Per seguir la mesa virtual en temps real, el públic també fa servir l’enllaç de la reunió de Teams.
• Per temes de seguretat, es crea la reunió com a seminari web de Teams, que permet gestionar els rols dels participants i desactivar, per defecte, els permisos d'àudio i vídeo per a les persones assistents.
• Als membres de la mesa de contractació se'ls facilita un equip portàtil amb càmera web i micròfon per connectar-se a la mesa de contractació telemàticament.
• Les empreses licitadores només necessiten un ordinador amb micròfon (la càmera web és opcional) i connexió a Internet per assistir a la mesa de contractació de forma telemàtica. Per tal de rebre l'avís amb l'enllaç a la reunió virtual, s'han de subscriure a les novetats de la licitació en la plataforma PCSP.

• S'ha adaptat el procediment de convocatòria, constitució i desenvolupament de les meses de contractació a la possibilitat de poder fer la celebració telemàtica. És convenient regular tots aquest aspectes mitjançant una instrucció general.
• El servei de contractació ha rebut formació en l'eina Microsoft Teams.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Secretari/ària de l'Ajuntament, que actua com a secretari/ària de les meses de contractació, i ha de vetllar per la legalitat formal i material de l'acte.
• AOC. L’Ajuntament ha hagut de sol·licitar els serveis comuns d'administració electrònica de l’e-Licita, Plataforma de Contractació del Sector Públic (PCSP) i Tauler electrònic e-TAULER.

• Millora de l'eficiència. La celebració telemàtica de les meses de contractació permet als seus membres assistir-hi des de qualsevol lloc, augmentant la seva disponibilitat i facilitant l'agendament i constitució de les meses. D'altra banda, l'automatització de l'enviament de les convocatòries i correus minimitza la possibilitat d'errors.
• Estalvi de costos. Es produeix un estalvi de paper, ja que els membres de la mesa accedeixen a la documentació en format electrònic des de l'eina Sobre Digital. Així mateix, es redueixen els costos de temps i econòmics associats als desplaçaments del personal de l'administració pública.
• Increment de la concurrència competitiva. La possibilitat d'assistir telemàticament a les meses de contractació és un incentiu perquè es presentin més empreses licitadores, augmentant la possibilitat de poder seleccionar ofertes de major qualitat amb preus més ajustats.
• Augment de la transparència. La difusió de la reunió per Teams possibilita un major seguiment de l'acte per part de la ciutadania, incrementant la transparència de la corporació.

• Estalvi de costos. Les empreses poden assistir a les meses de contractació des de la seva pròpia seu, eliminant els costos de temps i econòmics associats als desplaçaments.
• Accés més igualitari a la contractació pública. L'eliminació dels desplaçaments suposa un al·licient per a les empreses allunyades geogràficament del municipi.

• Beneficis mediambientals. Es redueix la contaminació produïda pels vehicles en eliminar els desplaçaments.
• Millora de l'economia. Quan es tria l'oferta econòmicament més avantatjosa de la manera més eficient, s'està garantint un ús adequat dels diners públics.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Llicències de Microsoft Teams: 5€/mes/usuari

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Lideratge polític.
• Col·laboració del secretari/ària de l'Ajuntament.
• Assegurar que els membres de les meses disposen dels recursos necessaris.
• Formació i acompanyament dels membres de la mesa en l’ús de les eines.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Increment de la competència en les licitacions en funció de l'augment del número d'empreses que es presenten a les licitacions.
• Millors ofertes econòmiques (estalvis) gràcies a l'increment de competència.
• Increment de transparència en funció del número de persones (licitadors i ciutadans/es) que assisteixen virtualment a les meses.

No n’hi va haver.

La solució és fàcilment replicable en qualsevol Ajuntament, és molt senzilla, no necessita pràcticament cap infraestructura i es pot realitzar sense cap tipus de cost en programari utilitzant els serveis d'administració electrònica del l’AOC i programari lliure.

Darrera actualització: 31 d'octubre de 2023

Mesa Virtual Telemàtica

L'Ajuntament convoca la seva primera 'Mesa de Contractació' utilitzant mitjans telemàtics