Anonimització de documents i publicitat activa

El gestor d’expedients permet anonimitzar els documents electrònics sota el concepte de protecció de dades des del disseny, és a dir, de forma proactiva, des de l’origen i garantint la veracitat dels documents.

• Tots els documents que tenen una previsible finalitat de publicació en el portal de transparència (actes de la Junta de Govern Local), o que poden acabar formant part d’informació lliurada en matèria de dret accés a la informació pública (resolucions, determinats informes tècnics), es creen complint amb les previsions de la normativa de protecció de dades.
• Es disposa des de l’inici de dues versions dels documents: una complerta amb totes les dades i una altra versió anonimitzada (còpia electrònica parcial autèntica).

Els documents anonimitzats es creen a partir de plantilles normalitzades en les quals s’han identificat mitjançant etiquetes les dades de caràcter personal. A l’hora de generar el document, l’aplicació omet la informació etiquetada com a dada personal i no la mostra en el document generat.

Els documents anonimitzats disposen d’un codi segur de verificació (CSV) que permet recuperar-los des de la seu electrònica de l’ajuntament i que acredita la seva autenticitat. L'aplicació crea també una portada en la qual s’indica que el document anonimitzat és una còpia electrònica parcial autèntica i on figura el nom del funcionari o funcionària habilitada que l’ha creat i altra informació d’interès com les persones que signen el document original i l’expedient al qual pertany.

• El procés d’anonimització està enfocat des del concepte de protecció de dades des del disseny, tal com estableix el RGPD.
• El document anonimitzat compleix la Llei 39/2015 i els requisits de seguretat i interoperabilitat establerts per l’ENS i l’ENI i especialment la “Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos”.

• L’ús de plantilles normalitzades permet crear els documents anonimitzats de forma automàtica.
• Per tal d’identificar les dades personals dins de les plantilles, s’utilitza el llenguatge d’etiquetes. Mitjançant unes “marques” s’etiqueten les dades de caràcter personal que no s’han de mostrar en el document generat, com ara el nom i cognoms, el NIF o l’adreça.

• Cal nomenar les persones funcionàries habilitades que podran crear els documents anonimitzats.
• És recomanable disposar d’una política de gestió documental que reculli el procediment.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• GADD-Grupo Meana. Proveïdor del gestor d’expedients

• Millora de l’eficiència i l'eficàcia. L’automatització del procés d’anonimització permet generar els documents més ràpidament, amb menys esforç i amb menys possibilitat d’errors.
• Estalvi de costos. El personal de l'administració pública pot dedicar el seu temps a altres tasques que aporten més valor a l’organització.
• Millora del compliment normatiu (compliance). El procés d’anonimització i el document generat compleixen la normativa d’administració electrònica, de transparència i de protecció de dades de caràcter personal.

• Millora de la confiança. La ciutadania percep que es respecta la seva privacitat i el seu dret a la protecció de dades de caràcter personal.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Desenvolupament de la solució: 840 €
• Manteniment anual. Inclòs en el contracte de manteniment del gestor d'expedients.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Integració de l’eina amb el gestor d’expedients de forma nativa, de manera que es facilita la usabilitat (el personal no ha de canviar d’aplicació).
• Formació i capacitació al personal municipal sobre els requeriments i usos de la nova funcionalitat.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Nombre de documents amb versió anonimitzada respecte el nombre de documents total.
• Nombre de plantilles que permeten l’anonimització automatitzada respecte el nombre de plantilles total.
• Reducció del temps de publicació dels documents anonimitzats.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• S’ha de tenir cura d’incorporar marques en totes les dades personals de les plantilles.

La solució és replicable en qualsevol gestor d’expedients del mercat si es desenvolupa una solució similar amb el proveïdor específic.

• Congrés Govern Digital 2021: "Anonimització de documents i publicitat activa"