Automatització de les fitxes tècniques de vehicles

L’automatització robòtica de processos (RPA) fa referència a un programari que interactua de forma automàtica amb les aplicacions de la mateixa manera que ho fan les persones en la seva rutina diària: desplaçant el ratolí, triant opcions, buscant en la pantalla o registrant informació.

Gràcies a aquestes capacitats, el robot RPA realitza totes les passes necessàries per introduir les fitxes en el cens de vehicles de forma automàtica i de la mateixa manera que ho faria el personal de l’organització:

• En primer lloc, preparar l'entorn de treball d’usuari:
  • Tanca les aplicacions obertes.
  • Inicia sessió en l'aplicació del cens de vehicles de gestió tributària. Com que l’aplicació utilitza el doble factor d’autenticació, s’obté el codi del correu electrònic enviat per l’aplicació.
• A continuació, pregunta a la persona usuària el mes de l'any que es vol processar.
  • Les fitxes dels vehicles es guarden en format PDF en carpetes organitzades per dies. El robot necessita saber el mes per poder identificar totes les carpetes on es troben les fitxes que ha de processar.
• Per cada fitxa de vehicle que hi ha a cada carpeta:
  • Obre l'arxiu PDF.
  • Llegeix el camp de la matrícula.
  • Comprova que el valor del camp coincideixi amb la matrícula que s'indica en el nom del fitxer (per facilitar la identificació dels fitxers, s'ha establert un conveni de noms segons el qual el nom dels fitxers comença amb la matrícula del vehicle al qual corresponen).
  • Localitza el vehicle al cens de vehicles mitjançant la matrícula.
  • Adjunta el document PDF a l’apartat corresponent i comprova que s’ha adjuntat correctament.
  • Desa el PDF en un directori on es guarden tots els documents processats.
• El procés inclou períodes d'espera per introduir retards que simulin el comportament humà, perquè l’aplicació pot tenir retards en períodes de càrrega elevada de treball.
• En finalitzar, el procés envia un informe amb les tasques realitzades a les persones encarregades de la gestió.

Actualment, l'Ajuntament de Girona executa aquest procés 2 hores al mes.

• L’empresa que ha participat en el desenvolupament del procés ha signat l’encàrrec de tractament per al compliment de la normativa de protecció de dades.
• L’empresa que ha participat en el desenvolupament del procés garanteix el compliment dels requeriments de seguretat establerts en el Esquema Nacional de Seguretat (ENS).

• La solució utilitza la plataforma UiPath, que permet dissenyar el flux del procés d’automatització de manera visual i gestionar la seva execució.
• Les persones es connecten a un entorn Citrix per a iniciar el robot, de manera que tenen lliure el seu ordinador per les seves altres tasques diàries. L’entorn Citrix permet garantir la correcta autenticació i autorització de les persones usuàries per a executar el robot, i permet gestionar tota l’autorització d’usuaris de manera centralitzada mitjançant els grups i permisos d’ActiveDirectory.

• Les persones que deixen de fer les tasques que s’automatitzen són les encarregades de supervisar el desenvolupament del robot, verificant la seva activitat i fent el seguiment de com funciona.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Empresa guanyadora de la licitació, que va fer la implantació del procés de robotització i la formació al personal del Servei d’Informàtica.
• Servei d'Informàtica, que fa modificacions en el procés quan hi ha canvis en les aplicacions subjacents.

• Estalvi de temps. L’automatització permet processar un gran nombre de fitxes de vehicles de manera més ràpida i eficient que si es fes manualment.
• Minimització d’errors. L’automatització elimina el risc d’errors humans en la introducció de les dades. Les dades es capturen de manera precisa i els documents s’adjunten sense errors en els sistemes de gestió tributària.
• Reducció de costos. La reducció del temps de treball manual i la minimització d’errors contribueixen a reduir els costos associats al tractament de les fitxes tècniques de vehicles. S'alliberen recursos de tasques manuals i repetitives que es poden destinar a altres tasques de major valor.
• Augment de la productivitat. S’incrementa la capacitat productiva de l’organització, fins a 4 vegades més respecte als recursos físics.
• Satisfacció del personal. S’allibera a les persones treballadores de tasques que s’executen de manera recurrent i mecànica, per poder dedicar-se al que realment aporti valor a l’organització.
• Garantia de confidencialitat i seguretat de les dades. La robotització assegura la consistència de les dades tractades, així com la garantia de que l’execució del procés es realitza tal com estigui en l’automatisme, amb una traçabilitat de les accions efectuades.

• Fiabilitat de les dades que tenen disponibles a través de la seu electrònica tributària integrada amb la plataforma de gestió tributària.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Cost anual de les llicències UiPath: 6.350 €. Inclou: 1 llicència d’entorn de desenvolupament, 1 llicència de robot atès i una llicència de Cloud orchestrator.
• Cost dels serveis de formació: 3.000 €
• Cost dels serveis de desenvolupament del procés: 4.550 €

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Formació del membres del Servei d’Informàtica. És necessari proporcionar formació adequada a les persones que s’encarregaran de supervisar i mantenir l’automatització del procés.
• Comunicació i implicació dels treballadors afectats. En tot procés d’automatització, cal involucrar a les persones afectades pel canvi perquè entenguin com funcionarà la RPA i com afectarà les seves responsabilitats actuals. En aquest cas, no obstant, el personal municipal no ha vist la RPA com una amenaça per la seva feina ja que els alliberava de tasques rutinàries i sense valor.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Reducció del temps mig de gestió per fitxa en un 99,6% . El temps mig dedicat a processar cada fitxa ha passat, aproximadament, de 4 minuts a 10 segons.
• Disminució dels errors en les dades en un 100%. Un cop s’ha garantit que el procés automatitzat funciona correctament, les dades de les fitxes s’introdueixen en el cens de vehicle sense errors.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• La principal barrera de qualsevol projecte de RPA és que les tasques que es volen automatitzar no siguin repetitives i basades en regles. Cal garantir que totes les tasques necessàries per introduir les dades de les fitxes en el cens de vehicles són estables en el temps, sense excepcions ni canvis freqüents.
• Cal estar pendent dels canvis que es produeixin en les aplicacions per adaptar el procés a aquests canvis. Per exemple, un cop implantat el robot, l’aplicació de gestió tributària va millorar la seva seguretat imposant un doble factor d’autenticació i va ser necessari modificar el procés per tal que el robot capturés de la bústia de correu electrònic el codi PIN que acabava de rebre i introduir-lo a la pantalla d’autenticació.
• En el cas de l’Ajuntament de Girona, l’automatització del procés ha tingut una complexitat afegida degut a que s’ha volgut que les persones usuàries executin el procés mitjançant escriptoris virtuals Citrix i ha calgut una configuració específica d’aquest entorn.

Es tracta d’una tecnologia que encaixa en totes les organitzacions, independentment de la seva mida.

• Congrés Govern Digital 2021: "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"

• Automatització de processos a través de la robòtica (RPA) -Ajuntament de Barcelona
• Publicació automatitzada de dades al portal de dades obertes AOC - Ajuntament de Gavà