Assistent guiat per a la tramitació de llicències d’obres

L’assistent guiat d’obres és una eina que té per objecte facilitar la tramitació de tot tipus de comunicacions i llicències d'obres a l'Ajuntament.

Introduint les dades que sol·licita l'aplicació, les persones usuàries poden determinar el règim aplicable a la seva intervenció (importància de diferenciar entre comunicació i llicència), el tràmit a realitzar i la documentació que cal presentar. L’assistent guiat garanteix que la documentació requerida es presenti de manera completa, ja que té en compte tota la normativa urbanística municipal vigent -el POUM, el Catàleg de Patrimoni i el Catàleg de Masies- a l’hora de classificar cada cas concret.

L’eina està disponible dins la seu electrònica de l’Ajuntament, a l’apartat de Tràmits d’obres: Assistent d’obres

L'assistent guiat es basa en un formulari de 4 passes:

1. Ubicació: la persona usuària ha d’introduir un nom o descripció de l’obra que vol fer i la ubicació en el mapa del municipi.
2. Fitxa urbanística: l’assistent mostra una fitxa amb la informació urbanística de l’adreça indicada. La fitxa es pot descarregar en format PDF i PNG.
3. Qüestionari: la persona usuària ha de seleccionar les diferents opcions que corresponguin a l'obra que vol realitzar.
4. Resultat: finalment, l’assistent mostra el resultat de la consulta amb les dades següents:
   • Codi de recuperació. Aquest codi permet recuperar el resultat de la consulta en tot moment.
   • Tràmit a sol·licitar. Del resultat de les preguntes escollides, se'n dedueixen els procediments indicats i la documentació que cal presentar. L’assistent facilita l’accés al tràmit telemàtic específic i a la fitxa detallada, mitjançant enllaç a la seu electrònica.
   • Documentació necessària. S’indica la documentació que cal presentar, amb una breu descripció i requisits necessaris.

• No s’ha modificat cap normativa per a la posada en marxa d’aquest servei.

• L’assistent guiat és una aplicació web que consta d’un front-end, mitjançant el qual interactua amb la persona usuària, i d’un back-end d’on extreu la informació que necessita durant el procés de guia.
• El back-end està format pel Catàleg de tràmits, d’on l’assistent guiat extreu els procediments i els documents a presentar en cada cas; el Sistema d’informació geogràfica (SIG) de l’Ajuntament, d’on obté la informació de parcel·lari i planejament; i el Modelador, que conté l’esquema de preguntes i respostes en què es basa l’assistent.
• Les integracions amb els sistemes del back-end les ha desenvolupat els serveis informàtics de l’Ajuntament, ja que es tracta d’aplicacions pròpies.

• El personal de Llicències s’encarrega de mantenir i configurar l’assistent guiat (selecció de procediments, arbre de preguntes, documents requerits,...).

Aquest projecte s’ha pogut dur a terme mitjançant una estreta col·laboració entre el servei d’Urbanisme i els serveis informàtics de l’Ajuntament.

• Millora de l'eficiència. L'eina agilitza el procediment administratiu i minimitza els possibles errors en la presentació de les sol·licituds, reduint els terminis de tramitació. L'Ajuntament esdevé més eficient i resolutiu en la gestió de les llicències d'obres.
• Reducció de l'atenció presencial. L'assistent guiat redueix les consultes recurrents relatives a les comunicacions i llicències d'obres i soluciona possibles dubtes en el moment de la tramitació.

• Estalvi de temps i costos. L'assistent guiat facilita la tramitació electrònica de les llicències d'obres, eliminant els costos de temps i econòmics associats als desplaçaments.

• Foment de l'activitat econòmica. La gestió àgil de les llicències d'obres i la reducció de terminis són fonamentals per incentivar l'activitat econòmica i per facilitar que la iniciativa privada pugui veure desenvolupats els seus projectes amb rapidesa i eficiència.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• El projecte s’ha desenvolupat íntegrament amb recursos propis. A la part principal del desenvolupament, s’hi han dedicat una persona del serveis informàtics i dues del departament de llicències, tot hi que hi ha hagut col·laboracions puntuals de més personal.
• Aquest producte tampoc requereix cap tipus del llicència comercial.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• A més de la implantació de l’assistent guiat, l’Ajuntament ha revisat l’organigrama funcional amb l’objectiu de millorar l’engranatge intern, ha reforçat l’Oficina de Llicències amb més personal, ha revisat la normativa que no quedava prou clara i s’han fet canvis en els espais de trobada per resoldre problemàtiques tècniques.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Reducció del tràmit de requeriment d’informació.
• Reducció del número de consultes sobre tràmits d’obres.
• Reducció dels terminis de resolució de les llicències.
• Augment de les tramitacions telemàtiques de les llicències.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Inicialment hi havia una tendència a definir massa preguntes o bé a fer-les massa complexes. Per solucionar-ho, s’han analitzat alguns procediments interns per tal de simplificar-los i poder posar preguntes més fàcils i entenedores a l’assistent.
• La complexitat de la definició conceptual de l’assistent i el fet de què es tracta d’un projecte transversal, en el qual intervenen diferents àrees, poden endarrerir l’execució del projecte.

• L’entorn d’usuari i d’administració de l’assistent guiat pot ser replicable en altres administracions.
• La connexió amb el Catàleg de tràmits i el SIG és més difícil de replicar perquè es tracta d’un desenvolupament propi.

• L'Ajuntament de Manresa presenta una nova eina per agilitzar la tramitació de les llicències d'obres