Ús de la interoperabilitat en els processos selectius d’estabilització

L’Àrea de Concertació i Assistència Municipal de la Diputació de Tarragona ofereix a les entitats locals de la província de Tarragona un servei destinat a la digitalització dels procediments administratius.

Dins del marc d’aquest servei, s’ha dut a terme un projecte pilot amb la participació de 50 entitats locals per digitalitzar els seus processos selectius d’estabilització de personal. D’una banda, s’ha dissenyat i implantat un diagrama de flux estandarditzat que totes les entitats han de seguir per tramitar el procediment en la plataforma de gestió d’expedients ACTIO. D’altra banda, s’han creat els models de tots els documents associats al procediment, com ara les bases de la convocatòria, les sol·licituds, els informes o les resolucions. A l’executar els diferents tràmits del procediment, cada entitat pot modificar aquests models per adaptar-los a les particularitats del seu cas concret.

Un dels aspectes clau en la digitalització del procediment és la implantació de la interoperabilitat per a l’obtenció de dades i documents que ja estan en poder de les administracions.

• En primer lloc, com a resultat del procés d’estandardització, s’ha simplificat i homogeneïtzat les dades i documents requerits als participants, tant per acreditar l’acompliment dels requisits com la veracitat dels seus mèrits. En utilitzar el mateix model de bases de la convocatòria, totes les entitats sol·liciten les mateixes dades i documents.
• En segon lloc, s’han identificat quines d’aquestes dades i documents estan disponibles al servei Via Oberta i que no cal demanar als participants en el procés selectiu:
  • Consulta i verificació de dades d’identitat (DNI / NIE)
  • Titulacions
  • Dades de residencia legal
  • Consulta d’inexistència de delictes sexuals
  • Vida laboral
  • Consulta de permisos d’un conductor
  • Demandants d’ocupació
  • Títol de família nombrosa
  • Discapacitats – Dades Bàsiques
• Abans d’implantar la digitalització del procediment, es comprova si l’ajuntament ha fet els passos previs per poder sol·licitar els serveis de Via Oberta: estar adherit al Conveni Marc d’Interoperabilitat (CMI) i designar un responsable d’interoperabilitat. En cas que no els hagi fet, s’assessora a l’ens per fer els tràmits a través d’EACAT.
• Un cop compleix els requisits previs, es dona suport a l’ens per demanar la consulta dels serveis de Via Oberta a través d’EACAT. Aquest suport inclou els textos que s’han d’incloure en els formularis de sol·licitud, com ara la finalitat de la consulta o la base jurídica, que sovint es desconeixen o no resulten evidents.
• Finalment, s’implanten les consultes a Via Oberta a la plataforma ACTIO. L’aplicació indica a la persona tramitadora el moment en què ha de fer les consultes. Les consultes es fan manualment a través d’EACAT i, un cop fetes, es descarreguen, també manualment, les evidències de cada una de les consultes a la plataforma.

• Com que les consultes no formen part d’un procediment sancionador o d’inspecció ni són dades tributàries, és necessari recollir la no oposició a la consulta de les persones participants en el procés. Per complir aquest requeriment s’ha inclòs en el model de sol·licitud una casella en la qual l’usuari pot oposar-se a que es consultin les seves dades. En tal cas, haurà d’aportar els documents acreditatius pertinents.
• Per tal que les sol·licituds de consultes de dades siguin acceptades per les Administracions que tenen aquestes dades, cal indicar en el formulari de sol·licitud els punts de la normativa específica del procediment que justifiquen la necessitat de l’accés. En el projecte, s’han facilitats als ens quina és la normativa i els punts que s’han d’informar en el formulari.
• Donat que són dades que pertanyen a organismes que depenen de l’Administració General de l’Estat, cal adjuntar a la sol·licitud les bases i el formulari en castellà.
• Els serveis de verificació i consulta de dades de Via Oberta ofereixen seguretat jurídica, organitzativa, tècnica i en l’ús del sistema.

• La plataforma ACTIO no està integrada amb Via Oberta, de manera que les consultes i descàrrega d’evidències s’ha de fer manualment a través d’EACAT. No obstant això, amb les dades introduïdes la plataforma crea un document d’Excel amb les dades identificatives de totes les persones sol·licitants d’un procés concret per fer les consultes per lots, en compte d’individualment.

• No hi ha canvis organitzatius. El propi personal de les àrees de Secretaria o de Recursos humans s’encarrega d’elaborar la normativa del procés selectiu i les sol·licituds dels serveis d’interoperabilitat.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Diputació de Tarragona. Administració responsable de liderar el pilot del projecte.
• Consorci AOC, que proporciona els serveis de Via Oberta
• Àrea de l'entitat local responsable de la interoperabilitat o el personal tècnic, segons el tipus d’organisme.

• Simplificació administrativa, gràcies a l’estandardització de la tramitació del procediment de processos selectius d’estabilització i de la documentació associada, així com dels formularis per sol·licitar les consultes als serveis de Via Oberta.
• Millora de l’eficiència. D’una banda, es simplifica els processos de l’ajuntament mitjançant l’homogeneïtzació de la documentació requerida. D’altra banda, permet l’obtenció de les dades i documents en format electrònic, eliminant la necessitat de recopilar-los manualment. Finalment, s’eviten errors o mancances en la presentació de documents eliminant els tràmits de requeriments d’esmenes.
• Estalvi de costos. La interoperabilitat redueix l’ús del paper, i també evita ineficiències i duplicacions en la gestió de la informació requerida en els procediments.
• Garantia del compliment normatiu. Facilita als ens locals el compliment de la seva obligació de no demanar a la ciutadania documents d’altres administracions.

• Garantia del dret de les persones a no aportar documents i dades que ja obrin en poder de les pròpies administracions.
• Estalvi de temps. La interoperabilitat evita desplaçaments i suposa més rapidesa en la resolució dels tràmits.

• Beneficis mediambientals. Amb l'ús de la interoperabilitat no cal emetre en paper els certificats oficials ni cal fotocòpies d’aquests certificats, amb un gran estalvi econòmic i ambiental.

El servei de Via Oberta és gratuït, no hi ha costos.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Per poder vèncer la resistència al canvi que suposa la digitalització del procediment cal fer molta pedagogia. Alguns treballadors estaven molt acostumats a treballar amb documents en paper i, a més a més, veien les consultes com una feina addicional.
• Per tal d’implantar les consultes d’interoperabilitat de forma efectiva cal formar les persones que tramiten el procediment perquè sàpiguen utilitzar la plataforma ACTIO i fer consultes de Via Oberta a través d’EACAT.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Augment del número de sol·licituds d’alta als serveis de Via Oberta acceptades.
• Augment del volum de consultes realitzades a través de Via Oberta per a la finalitat de processos selectius.
• Disminució d’incidències en la presentació de documents per part dels participants en el procés i disminució dels tràmits de requeriments d’esmenes.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• La principal barrera del projecte resideix en la manca d’integració efectiva entre la plataforma ACTIO i Via Oberta. Les consultes i la descàrrega de les evidències s’han de realitzar manualment, generant una càrrega de feina addicional pel personal d’Atenció Ciutadana. Aquesta situació pot provocar una certa desmotivació i fer que es continuï demanant la documentació amb paper. Per superar aquesta barrera és necessari fer pedagogia de gestió del canvi.

La transferència d'aquesta pràctica és totalment factible a altres entitats locals, ja que el procediment de selecció de personal és comú i es pot implantar en qualsevol plataforma de gestió d’expedients. La modelització del procediment i les plantilles de documents es poden descarregar en la extranet eSAM de la Diputació de Tarragona (cal registrar-se prèviament).

Per a més informació, podeu contactar amb l'Àrea de Concertació i Assistència Municipal de la Diputació de Tarragona. Dolors Roo, Cap de secció d’e-administració/ACTIO.

Processos selectius per mitjans electrònics (Ajuntament de Lleida)