Gestió dels plens municipals amb vídeo acta digital

La plataforma de vídeo actes és una solució integral per a la celebració dels plens municipals presencials o telemàtics, incloent un sistema audiovisual que enregistra de forma automàtica les sessions plenàries en vídeo i les retransmet en streaming.

La plataforma disposa d'un portal d’administració des del qual els treballadors municipals gestionen les diferents funcionalitats de la plataforma, com ara l’elaboració de la vídeo acta.

La plataforma també disposa d’un portal web públic per a la ciutadania, on es poden consultar les vídeo actes i altra documentació de les sessions de ple realitzades: Àudio vídeo Actes Granollers. El portal permet cercar sessions per diferents criteris i accedir als continguts de les vídeo actes a través d’un índex o bé triant la persona que ha realitzat una intervenció concreta.

El funcionament de la plataforma és el següent:

• Enregistrament de la sessió. Des del portal d’administració s’inicia la gravació de la sessió, que s’enregistra de forma automàtica mitjançant equips d’enregistrament de vídeo i àudio instal·lats en la sala de plens.
• Connexió en línia i emissió en directe. La plataforma es connecta al canal de YouTube de l’ajuntament i transmet l’enregistrament en directe a través d’Internet. L’emissió dels plens s’insereix a la pàgina inicial del web municipal i els plens que són molt rellevants, com els plens d’investidura, també es retransmeten per Instagram.
• Preparació de la vídeo acta. Durant el Ple, el/la secretari/ària o funcionari/ària responsable es connecta al portal d’administració i registra els moments en què es tracten els diferents punts de l’ordre del dia i es prenen les diferents decisions, així com els detalls més rellevants.
• Emmagatzematge del vídeo gravat. Un cop finalitzada la sessió, s’aturen la gravació i la transmissió en directe i es guarda l’arxiu de vídeo en un lloc segur i designat.
• Creació de la vídeo acta. El sistema processa el vídeo de forma automàtica i el sincronitzar amb la informació registrada pel secretari/ària o funcionari/ària responsable durant el Ple. Es crea la vídeo acta, que inclou la gravació del Ple i un índex interactiu que permet la navegació per temes específics.
• Revisió i edició. Des del portal d’administració, les persones responsables poden revisar la vídeo acta per verificar la precisió de la sincronització. Es poden fer ajustos si s’identifiquen discrepàncies.
• Signatura de la vídeo acta. El/la secretari/ària signa digitalment la vídeo acta, garantint la seva validesa legal.
• Publicació en el portal de vídeo actes. Un cop signada, la vídeo acta es publica en el portal públic per què la ciutadania hi pugui accedir.

El sistema també genera una acta en format documental. Es tracta d’una acta amb el format tradicional, en la qual s’han substituït les transcripcions de les intervencions per enllaços al moment precís de la vídeo acta en el que té lloc cada intervenció.

• L’ús de la plataforma de vídeo actes està emparada per l’article 17 i l’article 18 de la Llei 40/2015 d’1 d’octubre, de Règim jurídic del sector públic.
• Per tal de garantir la validesa legal de la vídeo acta, el secretari la signa digitalment mitjançant un certificat electrònic reconegut.

• No es requereix d'un operador de càmera o personal tècnic especialitzat. Cada micròfon s’associa a una càmera i un pla concret, i el sistema activa automàticament la càmera que correspon al micròfon actiu en cada moment, en funció del torn de paraula.
• A l’inici del projecte, l’empresa proveïdora de la plataforma fa una configuració prèvia del sistema en quant a càmeres, plans, durada de les intervencions, etc.
• Els documents de les sessions (convocatòria, ordre del dia i acta) es gestionen des de l’aplicació del gestor d’expedients i es comparteixen manualment amb la plataforma de vídeo actes.
• És recomanable crear una llista al canal corporatiu de Youtube per facilitar l’accés a les retransmissions.
• Els fitxers de vídeo es generen en format mp4. S’emmagatzemen localment en el disc dur de l’ordinador que gestiona el programa IOn i, quan s’acaba el ple, s’envien automàticament via FTP als servidors municipals. També queda guardat al canal de Youtube.

• El servei proporciona suport tècnic tant abans de la celebració del ple municipal (per comprovar que tots els equips dels assistents funcionen correctament), com durant la sessió plenària (acompanyant el personal assistent per si sorgís qualsevol problema i poder fer de moderador per evitar imprevistos) i fins i tot, un cop finalitzat el ple, oferint suport en la gestió del vídeo i àudio.
• La implantació del servei ha suposat lleugers canvis en els rols d’alguns perfils dels departaments de Secretaria i Comunicació.
• El personal municipal ha rebut formació del sistema, tant a nivell de gestió interna com de l’ús d’elements de la sala de plens (micròfons, configuració de càmeres...).

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• eCityclic (empresa proveïdora de la plataforma Àudio Vídeo Actes)
• iON Technology (proveïdor especialista en tecnologia audiovisual)
• Servei d'Informàtica
• Servei de Secretaria
• Servei de Comunicació

• Estalvi de temps i recursos. El sistema optimitza el temps i els recursos públics dedicats a l’enregistrament i l’emissió de les sessions plenàries, així com a l’elaboració i gestió de la documentació resultant.
• Minimització d’errors. L’automatització elimina el risc d’errors humans en l’elaboració de les actes, la distribució de les convocatòries i la publicació de la informació relacionada.
• Major flexibilitat per a les persones assistents. L’ús del sistema d’àudio vídeo actes permet la celebració de les sessions telemàtiques, que facilita la participació dels membres col·legiats des de qualsevol lloc.

• Foment de la transparència. La retransmissió en directe de les sessions és un exercici de transparència i govern obert. A més, la ciutadania té accés als vídeos de les sessions en qualsevol moment i de forma àgil, ja que el sistema facilita la recerca dels punts de les sessions que els interessa i no cal que visualitzin hores de plens per trobar un tema concret.
• Foment de la participació. Promou que la ciutadania estiguin informada de la situació del municipi perquè pugui participar en la presa de les decisions polítiques.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Cost d’implantació i llicències: 34.906€ + IVA (any 2019).
• Cost de manteniment: 2.820€ + IVA anualment.
• Aquests costos depenen dels elements instal·lats en la sala de plens (micròfons, càmeres...).

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Es tracta d'una eina d'implantació ràpida i fàcil d'usar, pel que habitualment la gestió del canvi no planteja resistència.
• El personal municipal rep una formació prèvia de com funciona l’automatisme i també del funcionament del sistema en mode manual, que es pot utilitzar en casos especials (per exemple, als plens d’investidura, quan hi ha un ordre diferent d’intervencions) i pel que cal tenir coneixements previs de realització.
• Cal assegurar que totes les persones participants disposen dels recursos necessaris per dur a terme els plens presencials o telemàtics amb èxit.
• Es fa una formació constant i acompanyament dels membres col·legiats en l’ús del sistema. És molt important que entenguin el seu funcionament, sobretot l’ús dels micròfons, perquè les intervencions quedin guardades automàticament de forma correcta, i no calgui fer correccions a posteriori.
• Durant els plens, hi ha una persona de Secretaria i de Comunicació sempre presents a la sala.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Número de visites de les sessions retransmeses en directe pel canal YouTube.
• Número de visites al portal de vídeo actes de l'Ajuntament.
• Número de visualitzacions de les actes digitals.
• Número d'accessos a l'àrea personal dels membres per consultar continguts de les sessions.
• Reducció del temps de tramitació de la sessió (convocatòria, ordre del dia, acta...).
• Reducció del temps d’elaboració de l’acta.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Connectivitat. Cal assegurar que tots els participants en els plens telemàtics disposen d’una connexió a Internet robusta i proporcionar instruccions clares per resoldre problemes tècnics comuns.
• Suport continu. És important realitzar proves exhaustives abans d'iniciar les sessions, per assegurar que els equips audiovisuals i la retransmissió en streaming funcionen correctament. És recomanable disposar d’equips de backup i suport tècnic immediat durant les sessions per garantir que tot funcioni correctament en cas de problemes.
• Seguiment i consulta de les sessions. Cal fer accions informatives i de promoció per destacar els avantatges i la facilitat d'ús de la plataforma, per augmentar la consulta i la participació de la ciutadania.

La solució és fàcilment replicable en qualsevol Ajuntament. Es tracta d’una plataforma totalment flexible, amb adaptació a la imatge de la corporació. La plataforma està operativa en diferents ajuntaments (Lleida, Tarragona, Tàrrega, Vilanova i la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, Sant Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró...).

• eCityclic: Àudio Vídeo Actes
• Altres solucions de mercat: VideoActa™ - Ambiser Innovaciones S.L.

• Meses de contractació públiques telemàtiques