Publicació automatitzada de dades al portal de dades obertes AOC

L’Ajuntament utilitza el portal de dades obertes AOC, basat en la tecnologia de codi lliure CKAN. Actualment hi té publicats més de 100 conjunts de dades, dels quals 33 estan automatitzats.

L’automatisme funciona de la següent manera:

1. En primer lloc, executa un procés que extreu les dades dels sistemes d’informació de l’ajuntament.
2. A continuació, valida que les dades no tinguin errors d’acord a determinades regles.
3. Després les converteix a un format que compleixi els requeriments del portal de dades obertes AOC.
4. Finalment, les publica automàticament al portal de dades obertes AOC, sense intervenció humana.

A continuació s’indiquen els ítems més rellevants que es publiquen de forma automàtica, amb una actualització diària:

• Factures de proveïdor i estat (registrada, conformada, comptabilitzada, pagada).
• Pressupost executat.
• Llistat de comerços i empreses de la ciutat, amb informació de contacte (si han accedit a donar-la), web, categoria, descripció, etc.
• Actes d'Agenda, amb descripció, lloc, data i hora de l'acte, tipologia, etc.
• Obres Gavà Ciutat. Informació i actuacions a l'espai públic i equipaments, amb data d'inici prevista, pla, temàtica i estat.
• Pla director d'equipaments de Gavà.
• Nomenclàtor de Gavà, carrerer de Gavà actualitzat.
• Llistats d'associacions de Gavà, amb les seves dades de contacte, objectius, etc.
• Atencions realitzades pel Departament de serveis socials per mes, any i zona.
• Població empadronada al municipi de Gavà (padró cec amb dades de municipi de naixement, districte, secció, etc.).

L’automatisme detecta els errors que es produeixen en el procés i alerta en cas que sigui necessària una decisió o intervenció humana per resoldre el problema. També disposa d'un panell de control per gestionar la programació i l’execució del procés, des d’on es pot llançar en cas que sigui necessari (per exemple, si ha fallat o si hi ha una actualització molt important de les dades que es vol publicar de forma immediata).

• La solució dona compliment a les obligacions que estableix la Llei 37/2007 de reutilització de la informació del sector públic i agilitza el compliment de les lleis de Transparència pel que fa a les obligacions de publicitat activa per a totes les administracions i entitats públiques, preferiblement en formats reutilitzables.
• Les dades de caràcter personal s’anonimitzen en origen per complir la normativa de protecció de dades personals.

• Actualment les dades s’extreuen de bases de dades, però la solució es pot nodrir de qualsevol tipus de dades estructurades, sigui quin sigui el format i l’origen (entorn cloud, bases de dades, entorn web, arxius, etc.), en temps real o diferit.
• La solució pot treballar com una aplicació independent o en un entorn d'alta disponibilitat (Docker, Kubernetes).
• El portal de dades obertes AOC publica les dades en forma JSON o CSV, accessibles a través d’una URL.

• L'equip que realitza el procés manualment participa en la definició i validació del procés d'automatització.
• El portal de dades obertes inclou de forma automàtica i per defecte dades obertes de diferents fonts municipals (Ministeri d’Hisenda, Generalitat de Catalunya, AOC, CIDO...).

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Ozona Tech (proveïdor tecnològic de la solució)
• AOC. L’Ajuntament ha hagut de sol·licitar l’alta en el portal de dades obertes AOC amb càrrega de dades pròpies.
• Unitat d’Aplicacions del Departament d’Informàtica. S’encarrega de crear els nous conjunts de dades que es volen publicar de forma automatitzada.

• Optimització dels recursos públics disponibles. L'automatització de processos permet alliberar el personal de l'administració pública de tasques manuals i repetitives, temps que poden dedicar a tasques de valor afegit.
• Reducció del temps d’execució. S'incrementa la capacitat productiva de l’organització.
• Millora de la qualitat dels serveis públics: disponibilitat 24x7, immediatesa i fiabilitat de les dades publicades.
• Increment del grau de transparència de l’Ajuntament.
• Permet l'escalabilitat dels processos, eliminant la necessitat d'augmentar recursos si augmenta el volum de tasques.
• Estalvi de costos. La plataforma integra les dades pròpies amb el portal de dades obertes AOC, disponible sense cost, i permet reutilitzar altres serveis de l'AOC, com el portal de transparència.

• Augment de la transparència i el control democràtic. L'automatització agilitza la publicació de les dades de l'Administració i fomenta la transparència informativa i una participació ciutadana de major qualitat.
• Millora de l’eficàcia i l’eficiència perquè la ciutadania i les organitzacions puguin crear serveis en col·laboració amb l’Administració i facilitar la interoperabilitat entre les administracions.

• Facilita l'accés a la informació pública sempre actualitzada, possibilita la creació de nous serveis i negocis a partir de les dades obertes (valor econòmic).

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Cost del desenvolupament de la solució.
• No hi ha cost de llicències addicionals.
• No hi ha cost de manteniment. El Departament d’Informàtica disposa de les fonts del programa i s’encarrega de realitzar el manteniment i les modificacions.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Implicar les persones responsables de les dades en la definició dels conjunts de dades a publicar.
• Incloure una fase de detecció de les dades a publicar i la necessitat o no d’automatitzar aquesta tasca en qualsevol procediment que s’implanti a l’Ajuntament.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Reducció del temps d’actualització. Els conjunts de dades obertes es poden actualitzar de forma immediata cada vegada que canvien les dades.
• Reducció del temps dedicat pel personal municipal a la publicació de dades obertes.
• Augment del % dades publicades. Aquest indicador també pot servir per controlar la qualitat de les dades (les dades que contenen errors de format, no estan informades o no tenen formats adequats, no es publicaran).
• Augment del número de descàrregues dels conjunts de dades respecte al número de descàrregues previ a l’automatització.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Les tasques que s’automatitzen han de ser estables en el temps per no haver de fer reconfiguracions.
• Les dades d'origen han d'estar estructurades (la unitat d’aplicacions de l’ajuntament havia fet molta tasca prèvia d’estructuració de dades).
• Les dades que es publiquen han d’estar anonimitzades.

El projecte és replicable per a qualsevol ajuntament que utilitzi el portal de dades obertes AOC i disposi de les dades en formats estructurats.

• Congrés Govern Digital 2021: "Automatitzant tasques administratives per ser més eficients (RPA)"
• Taller-Webinar Localret: “Automatització a les Administracions Locals”
• Open Data como eje vertebrador del Gobierno Digital